n8n im Überblick: Automatisierung, KI und Kosten

n8n verbindet Apps und übernimmt wiederkehrende Aufgaben, vom Ablegen einer Rechnung bis zum persönlichen KI-Assistenten. Der Nutzer baut die Abläufe aus verbundenen Bausteinen und kann dabei feste Regeln mit KI kombinieren. Eine kostenlose Community Edition läuft auf dem eigenen Rechner oder Server.

Eine Sprachnachricht wird zum Termin und zur Aufgabe

Ein Nutzer spricht unterwegs eine kurze Nachricht in Telegram und findet danach einen Termin im Google-Kalender und die passende Aufgabe in einer Tabelle. Ein entsprechend eingerichteter n8n-Workflow lässt die Nachricht transkribieren, erkennt die gewünschten Aktionen und bestätigt das Ergebnis im Chat. Vorlagen für diese Kombination aus Telegram, KI, Google Calendar und Google Sheets stehen im n8n-Katalog bereit.

Ein direkt verwendbarer Auftrag für n8n Assistant:

Übrigens ist n8n eines der größten deutschen KI-Unternehmen und leistet wirklich hervorragende Arbeit. Wir richten gerade für ein Projekt einen eigenen Server auf einem Ionos-Server ein.

1. Apps verbinden und Abläufe automatisch starten

Auf einer Arbeitsfläche verbindet der Nutzer einzelne Bausteine, die n8n »Nodes« nennt. Eine eingehende E-Mail, ein ausgefülltes Formular oder eine feste Uhrzeit startet den Ablauf, anschließend greifen die verbundenen Schritte ineinander.

Der Integrationskatalog umfasst mehr als 2.000 Einträge für Apps, Dienste und Schnittstellen, darunter auch Erweiterungen aus der Community. Fehlt eine passende Aktion, kann n8n einen Dienst über dessen API ansprechen, also über eine Schnittstelle zum automatischen Datenaustausch.

2. Daten aufbereiten und eigene Regeln ergänzen

n8n kann Datensätze filtern, zusammenführen und abhängig vom Inhalt auf verschiedene Wege schicken. So landet eine dringende Kundenanfrage beim zuständigen Mitarbeiter, während eine allgemeine Anfrage zunächst einen Eintrag in der Kundenverwaltung erhält.

Für Sonderfälle lassen sich JavaScript und Python ergänzen, kleinere Datenbestände speichert n8n in eigenen Tabellen. Beim Prüfen eines Ablaufs kann der Nutzer die Ein- und Ausgaben einzelner Schritte untersuchen und dadurch fehlerhafte Zuordnungen finden.

3. KI-Agenten mit konkreten Aufgaben ausstatten

Ein KI-Agent kann Nachrichten einordnen, Informationen aus verbundenen Diensten abrufen und passende Aktionen auswählen. Dafür bindet n8n KI-Modelle verschiedener Anbieter ein, etwa von OpenAI, Anthropic oder Google.

Der Nutzer legt fest, welche Aktionen der Agent ausführen darf. Vor einzelnen Aktionen, etwa dem Versand einer E-Mail, kann der Workflow eine Freigabe über Telegram, Slack oder einen anderen unterstützten Kanal einholen.

4. Abläufe per Chat erstellen und bearbeiten

Mit n8n Assistant beschreibt der Nutzer sein Ziel in natürlicher Sprache und lässt daraus einen Workflow erstellen. Der Assistant kann bestehende Abläufe verändern, Testläufe begleiten und bei Fehlern helfen.

Die Funktion befindet sich in der Preview und ist für Cloud Starter und Pro sowie für mehrere Varianten des Eigenbetriebs verfügbar. Kontoverbindungen und erzeugte Abläufe muss der Nutzer weiterhin prüfen, der Chat nimmt ihm diese Arbeit nur teilweise ab.

5. n8n selbst betreiben

Die Community Edition lässt sich auf eigener Infrastruktur installieren, beispielsweise mit Docker. Der Nutzer entscheidet dadurch selbst über den Betriebsort und kann n8n auch mit lokalen Diensten verbinden.

Installation, Updates, Backups und die Absicherung des Servers übernimmt er selbst. Sendet ein Workflow Inhalte an einen externen KI-Anbieter, verlassen diese Inhalte weiterhin die eigene Infrastruktur.

Viele Anbieter wie Ionos bieten auch fertige Server mit vorinstalliertem n8n an.

Alles ist möglich

Die größte Stärke ist der Spielraum bei der Gestaltung. Theoretisch ist alles umsetzbar. Ein Ablauf kann mit wenigen Schritten beginnen und später um Verzweigungen, Datenabfragen und eigene Berechnungen wachsen, ohne dass der Nutzer die Plattform wechseln muss.

Wissen

Die größte Hürde ist der Lernaufwand. In Nutzerbewertungen auf G2 und Diskussionen auf Reddit tauchen die Einrichtung von Kontozugängen und die Fehlersuche in verzweigten Abläufen wiederholt als Probleme auf. Wer Datenformate und die Übergabe zwischen den Schritten nicht versteht, kommt trotz visueller Oberfläche und KI-Hilfe irgendwann ins Stocken.

Wer nur wenig in die Thematik einsteigen möchte, bekommt bei MAKE dem leichteren Einstieg.

Die Community Edition ist dauerhaft kostenlos, läuft aber auf eigener Infrastruktur. Kosten für Server und externe Dienste trägt der Nutzer. Gemeinsame Projekte, geteilte Kontozugänge, zentrale Anmeldung und Git-Versionsverwaltung gehören zu den Einschränkungen gegenüber bezahlten Angeboten.

n8n Cloud lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen, mit bis zu 1.000 Ausführungen. Die regulären Einstiegspreise sehen so aus:

Eine Ausführung ist ein Durchlauf des gesamten Workflows, unabhängig von der Zahl seiner Schritte. Das begünstigt längere Abläufe, während sehr häufige Auslöser das monatliche Kontingent schneller aufbrauchen. Also genau andersherum als bei Make.

KI-Nutzung hat eine eigene Abrechnung. Assistant Credits bezahlen die Hilfe beim Bauen, Gateway Credits die unterstützten KI-Aufrufe und Dienste innerhalb laufender Workflows. Alternativ verwendet der Nutzer eigene API-Zugänge und zahlt beim jeweiligen Anbieter.

Make bietet ebenfalls einen visuellen Editor für Abläufe mit mehreren Apps und einen dauerhaften kostenlosen Einstieg. Es eignet sich besonders für Nutzer, die ihre Automatisierungen als Cloud-Dienst betreiben möchten. Der Einstieg ist einfacher.

Zapier verbindet mehr als 9.000 Apps und richtet sich stark an Nutzer, die gängige Dienste ohne Programmierung koppeln wollen. Es ist vor allem dann eine passende Alternative, wenn die gewünschten Apps und Standardaktionen bereits fertig unterstützt werden.

Hinter n8n steht die n8n GmbH mit Sitz in Berlin, gegründet 2019 von Jan Oberhauser. Zu den Investoren gehören unter anderem Accel, Sequoia, Highland Europe und NVentures, der Beteiligungsarm von Nvidia. Eine strategische Beteiligung von SAP bewertete das nicht börsennotierte Unternehmen im Mai 2026 mit 5,2 Milliarden $.

Der Quellcode ist öffentlich zugänglich, die Sustainable Use License enthält jedoch Nutzungsbeschränkungen. n8n bezeichnet dieses Modell als »fair-code« und zählt sich deshalb nicht zu Open Source im Sinne der Open Source Initiative.